CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA n. 11/2004).
Per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare i documenti cartacei per più anni, questi possono essere sostituite con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale che permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.
La soluzione da noi proposta è indipendente dal tipo di documento archiviato, permettendo l’integrazione con altri sistemi di produzione di documenti elettronici e già supportata dai nostri sistemi di gestione documentale quali GED e DIGITALO.
Il servizio viene erogato tramite i Data Center di Unimatica (primario e secondario di D/R e back-up remoto) certificati ISO-27001 specificatamente per questa tipologia di servizio. Per l’utilizzo in ASP/SaaS è sufficiente disporre di una connessione Internet. Unimatica è accreditata presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).
La conservazione sostitutiva si può applicare a diverse tipologie di documenti, che siano cartacei o già in formato elettronico :